Jenis Server SIP PBX
Server **SIP PBX** adalah sistem telepon pertukaran cabang pribadi (PBX) yang secara otomatis mengarahkan panggilan antara protokol internet (IP) perusahaan dan jaringan telepon umum (PSTN). Sistem ini dirancang untuk mengelola panggilan Voice over Internet Protocol (VoIP) menggunakan Session Initiation Protocol (SIP). Server SIP PBX tersedia dalam dua jenis utama: server berbasis cloud dan server on-premise.
Server SIP PBX berbasis cloud atau yang di-hosting adalah solusi di mana server di-hosting, dipelihara, dan dikelola oleh penyedia trunk SIP di pusat data mereka. Penyedia kemudian bertanggung jawab atas administrasi sistem, pemeliharaan rutin, pembaruan yang diperlukan, dan dukungan teknis. Dengan server SIP PBX berbasis cloud, bisnis tidak perlu khawatir tentang menginstal dan memelihara sistem secara manual.
Di sisi lain, server SIP PBX on-premise adalah sistem yang diinstal, dipelihara, dan dikelola secara manual oleh bisnis yang menggunakannya. Jenis server SIP PBX ini diinstal dan dikelola di lokasi. Oleh karena itu, meskipun memberikan lebih banyak kontrol atas sistem, hal ini berarti bahwa bisnis akan bertanggung jawab untuk mengelola, memelihara, dan meningkatkan server sendiri. Bisnis mungkin tidak keberatan dengan pekerjaan tambahan ini dan dengan senang hati akan melakukannya untuk mendapatkan manfaat tambahan dari kontrol dan opsi penyesuaian. Server SIP PBX on-premise menawarkan organisasi fleksibilitas terbesar karena mereka dapat mengubah bagian sistem apa pun yang mereka inginkan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka saat ini.
Selain opsi berbasis cloud dan on-premise, server SIP PBX dapat diklasifikasikan berdasarkan model penyebaran, yaitu: IP-PBX multi-tenant dan IP-PBX single-tenant. Dalam sistem IP PBX multi-tenant, banyak perusahaan berbagi sistem yang sama, dan sumber daya dikelola dengan ahli untuk memastikan setiap organisasi berfungsi secara independen. Namun, sistem IP-PBX single-tenant hanya melayani satu organisasi. Setiap sumber daya dan fitur sistem sepenuhnya berada di bawah kendali organisasi.
Fitur dan fungsi server SIP PBX
SIP PBX memiliki berbagai fitur bermanfaat yang membuat komunikasi modern menjadi mudah. Ini termasuk:
- Pesan Suara: Pesan suara adalah sistem yang merekam pesan. Panggilan yang sibuk atau tidak terjawab masuk ke fasilitas pesan ini. Pesan suara dapat disimpan dan diputar kembali nanti. Pesan suara ini mirip dengan mesin penjawab konvensional. Namun, pesan suara SIP lebih canggih. Ini menyediakan beberapa kotak surat untuk pesan yang dipersonalisasi, seperti sistem telepon biasa.
- Pesan Suara ke Email: Fitur ini memungkinkan pesan suara dikirim sebagai lampiran email. Ini memastikan bahwa pesan tidak terlewat. Selain itu, pesan suara dapat didengarkan di telepon atau komputer.
- Pembawaan Panggilan: Panggilan dapat diteruskan ke ekstensi lain atau nomor di luar menggunakan sistem telepon SIP. Hal ini dilakukan agar pengguna dapat dihubungi bahkan saat mereka tidak berada di meja mereka.
- Penjawab Otomatis: Penjawab otomatis adalah resepsionis digital. Ini menyapa penelepon yang masuk dan mengarahkan mereka ke ekstensi yang diinginkan. Ini dilakukan menggunakan keypad nada sentuh atau perintah suara. Sistem ini memberikan citra profesional dan tersedia 24/7 untuk pengalihan panggilan.
- Ikuti Saya: Juga disebut temukan saya, fitur ini memungkinkan pengguna untuk dihubungi di beberapa telepon atau ekstensi. Jika satu saluran sibuk atau panggilan tidak dijawab, panggilan akan diteruskan ke nomor lain.
- Musik Saat Menunggu: Ini adalah fitur telepon yang memutar musik untuk penelepon. Ini adalah layanan SIP yang membantu meningkatkan pengalaman penelepon. Fitur seperti musik saat menunggu dapat menghibur penelepon saat mereka menunggu untuk dihubungkan ke agen atau departemen yang diperlukan.
Skenario server SIP PBX
Sistem SIP PBX memiliki berbagai aplikasi di berbagai industri, dan kasus penggunaannya berkembang seiring dengan meningkatnya pengetahuan bisnis tentang teknologi ini. Berikut adalah beberapa aplikasi sehari-hari dari SIP PBX:
- Kolaborasi tenaga kerja jarak jauh dan mobile: Server SIP PBX memungkinkan komunikasi yang lancar untuk karyawan yang bekerja dari rumah atau selalu bepergian. Fitur seperti pesan suara ke email, softphone, dan komunikasi terpadu memastikan bahwa pekerja jarak jauh dapat menjalankan tugas mereka secara efisien.
- Pusat panggilan: Sistem PBX Asterisk banyak digunakan di pusat panggilan untuk fungsi seperti pemantauan panggilan, panggilan prediktif, login agen, dan pelaporan real-time. Sistem ini dapat dengan mudah diskalakan untuk memenuhi kebutuhan yang berubah.
- Komunikasi antar cabang: Sistem PBX multi kantor memastikan komunikasi yang lancar antar cabang atau kantor. Mereka mengintegrasikan fitur seperti konferensi video dan perekaman rapat.
- Telemarketing: Sistem ini dapat diintegrasikan dengan aplikasi CRM untuk menyediakan bisnis telemarketing dengan alat untuk melakukan panggilan, mengelola prospek, dan melacak kampanye telemarketing.
- Manajemen hotel: SIP PBX digunakan di hotel untuk komunikasi antar staf dan untuk menyediakan tamu dengan telepon di kamar mereka. Sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen perhotelan lainnya untuk meningkatkan pengalaman tamu.
- Pesan suara dan pesan: Server PBX SIP menyediakan layanan pesan, memungkinkan bisnis untuk mengirim dan menerima pesan suara dan pesan teks. Mereka dapat digabungkan untuk membuat platform komunikasi terpadu.
- Pelayanan kesehatan: Rumah sakit dapat menggunakan sistem ini untuk komunikasi antar departemen. Integrasi dengan sistem darurat dapat membantu menyelamatkan jiwa dengan memberikan respons cepat dan komunikasi.
- Pendidikan: Sekolah dan universitas menggunakan sistem PBX untuk tugas administratif dan komunikasi antar guru dan siswa. Mereka juga dapat menggunakan sistem ini untuk kolaborasi dan pembelajaran jarak jauh.
- Eceran: PBX dapat digunakan di gerai ritel untuk aplikasi layanan pelanggan, seperti memanggil kembali saat saluran sibuk atau melakukan pemesanan melalui telepon. Selain itu, mengintegrasikan SIP PBX dengan sistem POS dapat meningkatkan pesanan yang ditempatkan melalui telepon.
Cara Memilih Server SIP PBX
Server SIP PBX sangat penting untuk komunikasi bisnis, jadi seseorang perlu mempertimbangkan beberapa faktor sebelum membelinya. Ini adalah;
- Skalabilitas: SIP PBX bisnis harus tumbuh bersama perusahaan. Pilih sistem PBX yang dapat berintegrasi dengan mudah dengan karyawan, perangkat, dan aktivitas tambahan saat perusahaan berkembang.
- Fitur: Pertimbangkan fitur tambahan sistem PBX. Pastikan sistem tersebut memiliki semua opsi, seperti pesan suara, pembawaan panggilan, perekaman panggilan, dan penjawab otomatis, yang dibutuhkan perusahaan Anda, serta kemampuan lain yang dapat meningkatkan sistem komunikasi Anda, seperti konferensi panggilan dan integrasi seluler.
- Biaya: Biaya, baik awal maupun yang berkelanjutan, harus dipertimbangkan. Open source lebih murah daripada sistem PBX berpemilik. Namun, pendekatan DIY dapat mengakibatkan biaya jangka panjang yang lebih tinggi karena kebutuhan pemeliharaan rutin dan biaya dukungan teknis.
- Kompleksitas: Pikirkan tentang seberapa sulitnya untuk mengatur dan menjalankan sistem PBX. Pilih sistem dengan antarmuka yang ramah pengguna dan prosedur pengaturan yang mudah, terutama jika perusahaan Anda tidak memiliki keahlian teknis.
- Dukungan vendor: Pilih vendor yang menawarkan dukungan dan pemeliharaan untuk sistem PBX pilihan Anda. Pertimbangkan tingkat bantuan yang mungkin Anda butuhkan, mulai dari memilih server terbaik hingga memecahkan masalah setelah instalasi.
- Fleksibilitas dan Penyesuaian: Memiliki penyesuaian dan kemampuan beradaptasi adalah kebutuhan. Untuk menyesuaikan sistem PBX agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi perusahaan yang unik, pastikan sistem tersebut menyediakan fleksibilitas dalam arsitektur, fitur, dan fungsinya.
- Keamanan: Seseorang tidak mampu untuk mengorbankan keamanan, jadi ambil langkah untuk memastikan bahwa sistem PBX dapat melindungi dari potensi ancaman dan kerentanan.
- Kompatibilitas VoIP:
Tanya Jawab
T1: Mengapa memilih sistem PBX daripada sistem telepon tradisional?
A1: Sistem PBX memberikan penghematan biaya, skalabilitas yang lebih besar, dan fitur yang disempurnakan dibandingkan dengan sistem telepon tradisional. Hal ini memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi secara fleksibel dan efisien.
T2: Fitur apa yang harus dipertimbangkan saat memilih IP PBX?
A2: Saat memilih IP PBX, fitur seperti pembawaan panggilan, pesan suara, penjawab otomatis, dan kebutuhan komunikasi lainnya harus dipertimbangkan. Selain itu, menilai skalabilitas sistem, keamanan, kemudahan penggunaan, dan kemampuan integrasi dengan infrastruktur yang ada sangatlah penting.
T3: Berapa banyak panggilan simultan yang dapat ditangani oleh PBX?
A3: Kapasitas panggilan tergantung pada sistem dan penyedia. Sistem PBX dapat berkisar dari unit kecil yang menangani beberapa panggilan hingga perusahaan besar yang mampu menangani ribuan panggilan simultan.
T4: Apa saja persyaratan pemeliharaan sistem PBX?
A4: Persyaratan pemeliharaan dapat bervariasi berdasarkan jenis sistem PBX (on-premise atau berbasis cloud). Sistem on-premise mungkin memerlukan pembaruan perangkat keras rutin, pemeliharaan perangkat lunak, dan pemantauan jaringan. Sistem PBX berbasis cloud biasanya dipelihara oleh penyedia layanan, mengurangi beban pada staf TI organisasi.
